제1절 현금 및 예금
1.1 회계상의 현금
현금은 한국은행권과 주화 이외에도 언제나 현금으로 교환할 수 있는 타인발행수표, 자기앞수표, 송금수표, 만기가 도래한 어음, 우편환증서, 공사채 만기이자표 등과 같은 소위 현금 대용증권도 포함한다. 현금의 현재액은 장부잔액과 일치해야 하나, 기록계산의 잘못, 분실, 도난 등으로 일치하지 않는 경우가 있다. 이런 때는 현금과 부족(cash over of short) 계정을 설정하여 처리하였다가 그 원인이 밝혀지는 대로 적당한 계정에 대체하고, 기말이 되어도 그 원인이 끝내 밝혀지지 않을 경우에는 이것을 자손실이나 잡이익으로 처리한다.
1.2 예금
당좌예금은 은행예금 중에서 기업이 자주 이용하는 대표적인 것이며, 언제라도 예입과 인출이 가능한 예금으로 이자가 붙지 않는다. 예금을 인출할 때에는 반드시 수표를 발행해야 하며, 또 은행과 당좌차월 계약을 맺어 두면 예금을 초과하여도 약정된 차월 한도액까지 수표를 발행할 수 있다. 현금이나 현금대용증권으로 당좌예입을 하면 당좌예금 계정이 증가하고, 당좌수표를 발행하면 당좌예금이 감소한다. 당좌수표는 당좌예금 범위 내에서 발행하여야 하며, 예금 잔액 범위를 벗어나 발행하면 부도가 된다.
1.3 현금성 자산
현금성 자산이란 큰 거래 비용없이 현금으로의 전환이 용이하고 이자율변동에 따른 가치변동의 위험이 중요하지 않은 유가증권 및 단기금융상품으로서 취득 당시 만기가 3개월 이내에 도래하는 것으로 양도성증서(CD), 어음관리계좌(CMA), 기업어음(CP), 환매조건부채권(RP) 등을 말한다. 1998년말 기업회계기준의 계정에 의해 통화 및 타인 발행수표 등 통화대용증권, 당좌예금, 보통예금 및 현금성자산을 “현금 및 현금성 자산”계정으로 재무제표에 표시한다. 현금 및 현금성자산 = 통화 + 통화대용증권 + 당좌예금, 보통예금 + 현금성 자산
제2절 현금과 예금의 내부통제
2.1 내부통제제도
내부통제(internal control)란 조직의 목표 달성을 위하여 기업내부에서 이행하는 제반제도와 절차를 의미하는데, 경영의 전체적인 입장에서 구성원들의 행동에 영향을 미치는 것으로 내부통제의 목적은 다음과 같이 요약할 수 있다.
① 조직 구성원들이 조직의 목표 달성을 위하여 행동하게 된다.
② 구성원의 행동이 효율적으로 이루어지게 한다.
③ 기업이 보유하고 있는 자산을 보호한다.
④ 회계자료의 신뢰성과 정확성을 확보한다.
특히 현금은 영업활동 중 유입과 유출이 빈번하여 도난이나 부정의 가능성이 높은 자산이기 때문에 현금에 대한 내부통제는 기업 내에서도 중요하게 다루어지는 분야 중의 하나이다.
현금에 대한 내부통제의 유효성을 증진시키기 위하여 필요한 기본적 원칙은 다음과 같다.
① 인원의 효과적인 배치 : 현금에 대한 내부통제에서 가장 중요한 요소는 사람이므로 종업원의 자질과 신뢰성을 평가하여 적정한 배치가 이루어지도록 한다.
② 업무의 분담 : 오류와 부정을 방지하기 위해서는 적절한 업무 분담이 필요하다. 현금을 수납하는 업무와 그것을 기록하는 업무를 서로 분리하여 맡기는 것이 그 예이다.
③ 승인절차와 물리적 통제 : 현금과 그 거래의 집행에 접근할 수 있도록 승인된 사람만이 그것에 관여할 수 있도록 한다. 또한 현금 또는 현금과 관련된 서류에 대한 효과적인 물리적 통제가 필요하다.
④ 문서화 : 현금과 관련된 모든 거래가 적절히 기록되고 책임 소재를 분명히 할 수 있도록 적절한 문서와 기록 서류가 비치되어야 한다.
⑤ 내부 감사제도 : 기업 내에서 독립된 제 3자로 하여금 현금과 관련된 각 통제요소들을 검토하는 내부 검증제도가 필요하다.
2.2 소액현금제도
현금은 소지인에게 그 소유권이 있으므로 도난이나 분실의 위험이 큰 자산이다. 따라서 현금에 대한 내부통제제도를 잘 정비하는 구체적인 방법으로 현금이 회수되는 경우에는 즉시 은행에 예입하고 모든 지출은 수표로 하게 한다. 그러나 기업들이 모든 지출을 수표로 만 할 수는 없다. 예를 들어, 연필 하나를 구입하는데 수표를 발행한다는 것은 비효율적인 것이기 때문이다. 따라서 기업에서는 일정기간동안 소액지출에 사용할 현금자금을 담당부서에 수표를 발행, 지급하고 일정기간 후 담당부서가 관련 증빙과 함께 지출내역을 보고해오면 사용액만큼 현금자금을 보충해주는 소액현금제도(petty cash system)를 사용한다. 소액현금제도 하에서는 현금을 지출할 때마다 회계처리하지 않으며 현금자금을 설정할 때와 보충할 때만 회계처리하게 된다. 소액현금계정의 잔액은 내부통제를 위하여 설정한 것이므로 회계 기말에는 현금에 포함시켜 현금 및 현금성 자산으로 보고하여야 한다. 특정시점에서의 현금 잔액과 지출증빙들의 합계는 소액현금자금과 일치하여야 한다. 그러나 현금관리를 적절하게 하지 못한 경우 현금잔액과 지출증빙의 합계액이 소액현금 자금과 일치하지 않는 경우가 있다. 이러한 경우에는 현금과부족 계정을 사용하여 임시적으로 처리한 후 결산 기말까지 그 원인을 밝혀내서 원인이 규명되면 동계정으로 대체하고 원인이 밝혀지지 않으면 잡손익으로 처리한다.