회계 Cycle의 의의

기업이 경제활동을 수행하면서 발생하는 사건을 기록하고 이를 체계적으로 분류·요약하여 회계정보이요자에게 전달되는 과정을 회계시스템이라고 한다. 이 회계시스템은 매 회계시간마다 거래의 기록에서부터 재무보고까지의 과정을 반복해서 수행하게 되는데, 이 과정을 회계의 순환과정이라고 한다. 이에는 다음의 다섯 단계의 필수적인 절차와 몇 가지의 선택적인 절차가 있다. 다섯 단계의 필수적인 절차는 회계거래를 ① 분개, ② 전기, ③ 수정분개, ④ 재무제표의 작성 및 ⑤ 장부마감의 순서로 이루어진다. 분개부터 전기까지의 절차는 거래의 발생 시마다 행하는 절차이며, 수정분개에서 재무제표의 작성 및 장부마감은 회계기말에 행해지는 절차이다. 한편, 시산표의 작성과 정산표의 작성은 선택적일 뿐만 아니라 보조적인 수단이며 장부상에 기록하거나 보고하는 대상이 아니다. 역분개는 선택적인 절차이지만 일단 선택하면 장부상에 기록한다는 점에서 시산표 및 정산표와 다르다고 할 수 있다.

2.1 분개

계정은 거래가 자산, 부채 및 자본에 미치는 영향을 체계적으로 분류하고 집합시키기 위해 쓰이는 도구이다. 따라서 모든 거래는 자산, 부채, 자본, 수익, 비용 등을 구성하는 개별계정으로 정리되며, 총계정원장(general ledger)은 이와 같은 개별계정과목을 집합하여 놓은 장부이다. 거래가 한 계정과목에만 영향을 미친다면 거래의 인식을 바로 각 계정에 기록할 수 있으나 거래의 이중성 때문에 한 거래는 항상 차변과 대변항목을 가지며 따라서 두 개 이상의 계정에 영향을 미친다. 이와 같은 거래의 이중성 때문에 회계상의 거래를 계정과목에 직접 기록하기보다는 일단 분개장에 기록한 후 각 계정과목에 전기하는 방법을 취한다. 거래는 이를 증명하는 서류를 통하여 확인할 수 있어야 한다. 거래를 증명하는 서류를 증빙서류(source documents)라고 하는데 이들은 송장, 매출전표, 매입전표, 임금지급대장, 금전등록기영수증, 세금계산서 등과 같은 서류들을 말한다. 분개장(journal)은 거래를 최초로 기록하는 장부로서 일반 분개장(general journal)과 특수 분개장(special journal)으로 구성된다. 분개장은 거래를 기록하는 과정에서 아주 중요한 역할을 하는데, 첫째 하나의 거래가 회사에 미치는 효과를 모두 보여주며, 둘째 거래의 일자별 발생 순서를 보여주며, 셋째 차변과 대변금액이 동일하게 기록되므로 기록오류를 파악할 수 있도록 하는 역할을 한다. 위 과정에서 파악된 내용을 분개장에 기입하게 되는데, 이처럼 거래의 분석을 통하여 계정에 미치는 항목을 분개장에 기입하는 절차를 분개(分介 : journalizing)라고 한다. 예를 들어, 20xx년 5월 1일에 ￦300,000의 사무용 비품을 구입한 거래에 대해 분개장에 기입하는 절차를 알아보면 다음과 같다.

① 거래연월일을 일자란에 순서대로 기입한다.

② 계정과목 및 설명란의 왼쪽끝 공란에 차변에 기록할 계정의 명칭을 기록한다. 차변에 기록할 계정이 두 개 이상인 경우에는 두 번째 차변계정은 줄을 바꾸어 기록하여야 하며 첫 번째 차변항목과 동일한 칸에서 시작한다. 대변에 기록할 계정의 명칭은 차변계정을 기록한 행보다 몇 행 오른쪽으로 이동하여 기록한다. 대변에 기록할 계정이 두 개 이상인 경우에는 두 번째 대변계정은 줄을 바꾸어 기록하여야 하며 첫 번째 디변항목과 동일한 칸에서 시작한다. ③ 계정명칭을 기록한 다음에 거래내용을 간단히 기술한다. ④ 차변란과 대변란에는 금액을 기록하되 계정명칭을 기록한 줄에 맞추어 해당되는 금액을 각각 차변과 대변란에 기록한다. ⑤ 각 거래마다 한 줄씩을 띄어서 기록하여 거래를 구분하고 장부를 쉽게 얽을 수 있도록 한다. ⑥ 원면란은 각 거래를 분개할 때는 공란으로 남겨 놓으나, 분개장에 기록한 거래를 해당되는 과정을 전기할 때 옮겨 적게 될 원장의 쪽수를 기록함으로써 전기가 되었다는 것을 확인하고 상호조회를 가능하게 하기 위하여 사용된다. 이 때 원면란에 기록하는 방법은 해당계정이 전기된 원장의 쪽수를 기록할 수도 있으며 계정과목 번호(chart of accounts)제도를 이용할 경우에는 계정번호를 기록하여도 된다.

2.2 전기

회계상의 거래가 분개장에 기록되고 나면 이를 원장에 전기(posting)하여야 하는데 분개장에 나타난 기록들을 총계정 원장에 옮겨 적는 것을 전기라 한다. 회사는 관리의 목적상 자산원장, 부채원장, 수익원장, 비용원장 등과 같이 다양한 종류의 원장을 비치할 수도 있으며, 모든 계정들이 포함되어 있는 집합된 원장인 총계정 원장을 사용하기도 한다.

어떤 거래가 회사에 어떠한 영향을 미치는가를 보여주는 것이 분개라고 한다면, 많은 거래의 결과로 인해 특정한 계정이 받는 영향을 집합적인 형태로 보여주는 역할을 하는 것이 원장이다. 회사의 규모나 업종의 성격 등에 따라서 총계정원장이 하나의 장부로 구성되기도 하고 여러개의 장부를 필요로 할 수도 있다.

원장의 정리는 일반적으로 대차대조표계정들을 먼저 정리하고 손익계산서 계정들은 뒤에 정리하는 방법을 따른다. 즉, 자산계정 부채계정, 자본계정, 비용계정, 수익계정의 순으로 정리하며 각 계정은 식별 및 관리를 용이하게 하기 위하여 번호를 붙이는 것이 일반적이다.

원장은 각 계정의 합계 및 잔액에 대한 정보를 제공하여 준다. 예컨대 현금계정은 현재까지 수입된 총현금액과 현재 시점에서의 현금잔액에 대한 정보를 제공하여 주기 때문에 부채의 상환 등과 같은 현금수지에 관한 계획을 세우고 관리하는데 중요한 정보를 제공한다. 외상매출금과 외상매입금계정을 살펴보면 회수해야 할 금액과 지급해야 할 금액을 쉽게 알아낼 수 있다. 매출계정을 살펴보면 이번 회계기간 동안에 지금까지 획득한 수익을 언제든지 쉽게 알 수 있으며, 비용계정은 이번 회계기간의 수익을 창출하는 데 소요된 비용을 알려준다.

분개를 원장에 전기할 때는 분개장에 적혀진 내용을 보고 거래가 발생한 날짜, 거래가 기록된 분개장의 쪽 번호, 차변 혹은 대변금액을 원장으로 옮겨 적는다. 그리고 각각의 전기 후에는 잔액을 기록한다. 계정의 성격에 따라 평상잔액을 갖는 쪽에 잔액이 기록되는 것이 일반적이므로 잔액란에 차변 혹은 대변잔액을 굳이 표시할 필요가 없다. 그러나 평상잔액이 나타나야 할 위치의 반대쪽에 잔액이 발생하였을 경우에는 빨간색이나 괄호속에 표시하여 쉽게 식별이 되도록 하여야 한다.

원칙적으로 전기는 거래를 분개장에 기록할 때마다 이루어져야 한다. 즉, 한 거래에 관련된 모든 차변항목과 대변항목을 전기한 후에 다음 거래를 전기하여야 한다. 전기를 하는 시기는 거래발생시마다 할 수도 있으며 정기적으로 할 수도 있다. 그러나 어떤 시기에 전기를 하든지 일관성을 유지하는 것이 바람직하다.

원장에 나타나는 분면과 분개장에 나타나는 원면은 각각 분개장의 쪽수와 원장의 쪽수 혹은 계정과목번호를 적는 칸으로서 상호조회가 가능하도록 고안된 제도이다. 거래를 분개장에 분개한 후에 이를 원장으로 전기하여야 하므로 분개장과 원장은 서로 밀접한 관련을 갖고 있다. 따라서 분개가 원장으로 기록하고, 원장에는 최초로 거래가 기록된 분갲강의 쪽수를 기록한다. 이렇게 함으로써 전기 후 분개장의 원면란을 점검하여 모든 거래가 원장으로 적절히 전기되었는가를 확인할 수 있으며, 특정한 계정에 영향을 미치는 거래를 검토할 필요가 있을 때에는 분면란에 적힌 분개장의 쪽수를 찾아서 검토함으로서 작업을 용이하게 할 수 있다.